Voorbeeld 1

Voorbeeld: Begeleiding integratie klinische vakgroepen

Organisatie

Universiteit: faculteit met onderwijs, onderzoek en kliniek

Probleemstelling

In een reorganisatieproces werden drie klinische vakgroepen ondergebracht in één organisatorische eenheid. Het bestuurlijke integratieproces was weliswaar voltooid, maar in de praktijk bleek de integratie van verschillende disciplines zowel op het gebied van onderwijs, onderzoek als de administratieve en operationele processen in de nieuw gevormde kliniek moeizaam te verlopen

Vraag van klant

kan er door een begeleidingstraject een betere interne communicatie tot stand gebracht worden
kan dit begeleidingstraject tegelijkertijd dienen om een gemeenschappelijke visie te ontwikkelen en draagvlak scheppen voor een integraal beleidsplan voor de nieuw gevormde organisatie.

Aanpak

Samen met een voorbereidingscommissie werd een traject ontwikkeld van ‘heidedagen’ voor de wetenschappelijke stafleden. Tijdens die ‘heidedagen’ die het karakter hadden van workshops werd een combinatie toegepast van training (met onderwerpen als communicatie, groepsprocessen, veranderingsprocessen) en beleidsontwikkeling (discussie en opdrachten om een onderwijs- en onderzoeksstrategie uit te werken en allerlei operationele knelpunten op te lossen).

Doorgebruik te maken van diverse interactieve werkvormen, groepsopdrachten, feed-back op gedrag en discussies over beleidsonderwerpen en ‘huiswerk’ werd in een reeks van zeven heidedagen, in een periode van een half jaar toegewerkt naar het beoogde resultaat.

Eindresultaat

Tijdens dit traject werd voor de nieuw gevormde organisatie door management en staf een breed gedragen beleidsplan ontwikkeld en werden veel operationele knelpunten opgelost. De stafleden kregen meer begrip voor elkaars standpunten of zienswijzen, knelpunten werden bespreekbaar en de interne communicatie en werksfeer verbeterde aanzienlijk.

Aan het beleidsplan werd een actieplan gekoppeld en er werden afspraken gemaakt om de voortgang van acties te monitoren. Daarmee werd er tevens een resultaatgerichte ‘planning & control’ cyclus geïntroduceerd.

Met name de natuurlijke overgang van het proces van het verbeteren van de interne communicatie en de beleidsontwikkeling naar het proces van het maken van beleidskeuzes door het verantwoordelijke managementteam, en de onderzoeks- en onderwijscommissies werd zeer gewaardeerd.

Terug